MAKALAH TATA PERSURATAN

TATA PERSURATAN

Di susun oleh :

Nama                           : Icha Bellyna Putri                 (061530330277)

                                      Yusman Okta Gumantra       (061530330292)

Kelas                           : 1. TB

Kelompok                    : VII (Tujuh)

Dosen Pengampu          : Edi Suryadi, M.Pd

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

PROGRAM STUDI D-3 TEKNIK TELEKOMUNIKASI

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

Jalan Srijaya Negara Bukit Besar Palembang 30319 Telepon : +62711353414

Fax : +62711355918 Web : http://www.polsri.ac.id atau www.polisriwijaya.ac.id

Email : info@polsri.ac.id

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari , kita selalu melihat seseorang menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi  dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia . Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang .

Apabila kita mengamati  secara detail , ada beberapa perbedaan yang membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang . Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh , kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon genggam , gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain . Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu .

1.2         Maksud dan Tujuan

Surat adalah suatu alat  komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara  pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi, contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran  tersebut , kita tidak lagi mengalami kesulitan .

Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang isinya berupa tulisan , informasi , pesan , pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat tersebut . Di samping sebagai sarana komunikasi , surat juga mempunyai fungsi lain , yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya . Oleh karena itu , ada yang berpendapat bahwa surat merupakan gambaran mentalitas pengirim . Surat juga terbagi 2 jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi dan di makalah ini akan di bahas bagaimana seseorang membedakan suatu jenis surat .

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Sejarah Surat

      Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang.

          Kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.

        Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

         Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun pengiriman-penerimaan uang.

2.2 Pengertian Surat

            Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang berisi percakapan tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan.Rumusan lain tentang surat dapat dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.

Dalam praktik surat menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim  dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas bertulis.Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan.

Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika Menarik, padat, dan jelas.

Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

-          Ditinjau dari wujudnya

Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi.

-          Ditinjau dari fungsinya

Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tuli

1.3         Sifat surat

-          Efektif             : sesuai dengan sumber asli tanpa ada penyingkatan dan istilah yang  tidak dimengerti (lugas)

-          Praktis : bisa memeuat informasi panjang lebar dan menyimpan rahasia

-          Ekonomis        : biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lain

2.4 Fungsi Surat

1.      Sebagai alat komunikasi.

            Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapar menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

2.      Surat sebagai wakil atau duta

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjan lebar hingga tuntas. Dengan demikian anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri.

3.      Surat sebagai bahan bukti.

Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Senagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang , resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbgai surat bisnis lainnya banyak yang berfunsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

4.      Sebagai pedoman pengambil keputusan.

Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil sesuatu keputusan lebih lanjut.

5.      Sebagai alat memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu.

Bila suatu konjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dinicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Denngan demikian anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

6.      Sebagai alat pengingat.

Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca anda sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

7.      Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.

Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha.

2.5 Prinsip Surat

1.      Ringkas

2.      Jelas ( tidak boleh  memiliki dua arti)

3.      Sederhana

4.      Sopan

5.      Tepat

2.6 Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

1.      Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Format dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
 14. Halaman lampiran urat/Inisial

2.      Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Format dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3.      Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

Format surat dan bagian-bagian surat  dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
 13. Tembusan
 14. Halaman lampiran surat/Inisial

4.      Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.

Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran/Hal

5. Hal/Lampiran

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang mendatangani

13. Tembusan

14. Halaman lampiran surat/Inisial

5.      Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

Format surat dan bagian-bagian surat  dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph):

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

13. Tembusan

 14. Halaman lampiran surat/Inisial

2.7 Jenis-Jenis Surat

           Secara umum jenis surat yang dilihat dari bentuk, isi dan bahasanya bisa digolongkan menjadi: surat pribadi, dinas dan niaga. Sedangkan jika di golongkan berdasarkan pemakaiannya, surat bisa dibedakan menjadi: surat pribadi, resmi dan surat dinas.

1.      Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Jika surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi. Surat pribadi terbagi atas dua yaitu surat pribadi resmi dan surat pribadi tidak resmi.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

• -          Tidak menggunakan kop surat
• -          Tidak ada nomor surat
• -          Salam pembuka dan penutup bervariasi
• -          Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
• -          Format surat bebas
•  

Contoh surat pribadi

Ttd Sahabatku Dina

Jakarta, 4 Agustus 2008

Jalan Merpati 3

Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.

Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat. Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.

Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan lo.

Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu 

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Sahabatmu,

Melati Wijayanti

2.      Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang di sampaikan oleh suatu instansi /  lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi :

-          Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

-          Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

-          Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

-          Penggunaan ragam bahasa resmi

-          Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

-          Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

1.      Kepala/kop surat

2.      Kop surat terdiri dari:

o   Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

o   Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

o   Logo instansi/lembaga

3.      Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

4.      Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

5.      Hal, berupa garis besar isi surat

6.      Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

7.      Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

8.      Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

9.      Isi surat

10.  Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan EYD  haruslah menyesuaikan.

11.  Penutup surat

12.  Salam penutup

13.  Jabatan

14.  Tanda tangan

15.  Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

16.  Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Contoh surat resmi

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.

Ciri – ciri  surat niaga

-          Dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik.

-          Pengutaraan masalah secara jelas, tanpa meninggalkan sikap ramah dan sopan santun

-          Kecenderungan menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi kerja, penghematan waktu, tenaga dan biaya

Macam-macam  surat niaga

1.      Surat penawaran (surat jual)

2.      Surat permintaan penawaran

3.      Surat pesanan (order)

4.      Surat pengiriman barang

5.      Surat keberatan (complaint)

6.      Surat pembayaran dan penagihan

7.      Surat pengaduan (claim)

Susunan surat niaga

1.      Kepala Surat

2.      Pembukaan

3.      Isi Surat

4.      Penutup

Contoh surat niaga

 

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas

-          Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

-          Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

-          Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

-          Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

-          Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Bagian-bagian surat dinas                                           

1). Kepala / Kop surat, terdiri dari

       - Nama instansi / lembaga, di tulis dengan huruf besar.

       - Alamat Instansi / lembaga, di tulis dengan variasi huruf besar dan kecil

       - Logo Instansi / lembaga

2)  Nomor surat

Nomor surat selalu di beri :

       - Nomor urut yang selalu di kirimkan /  kode / Tahun

Misalnya : No.200 / Diklat-1 / 2004

3) Lampiran, berisi lembaran lain yang di sertakan selain surat

4) Hal Perihal

    Menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu

5) Nama Tempat dan Tanggal surat

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak di tulis jika blangko surat yang di gunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat, tanggal surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setenga lurus) atau di sebelah kanan bawah

6) Alamat yang di tuju (jangan gunakan kata kepada)

Ada 2 macam alamat surat, yaitu alamat dalam (Pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini dituliskan tanpa diakhiri tanda baca apapun.

7) Pembuka / salam pembuka

Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia ”berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan adalah ”Dengan Hormat ,”.Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan di tulis dengan tidak singkat.

8).  Isi surat

                  (Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan sebagainya di tulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang di sempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan)

9) Penutup surat, berisi

    - Salam penutup

    - Jabatan

    - Tanda tangan

    - Nama ( biasanya disertai nomor induk pegawai / NIP )

10) Tembusan surat, berupa penyertaan / pemberitahuan kepada atasan tentang  adanya suatu kegiatan.

Contoh surat dinas

 

BAB III

PENUTUP 

A. Simpulan

          Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

        Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

        Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B. Saran

         Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

Daftar Pustaka



Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.